Organizar un evento puede parecer complicado, pero con las herramientas correctas se convierte en algo bastante simple. En esta guía te vamos a llevar paso a paso por todo el proceso para que puedas crear tu primer evento en EventureX, configurar las entradas y empezar a vender sin dolores de cabeza.
1. Creá tu organización
Lo primero que necesitás es tener una organización en EventureX. Pensá en la organización como tu marca: es el paraguas bajo el cual van a vivir todos tus eventos.
Para crearla, entrá al panel de organizadores y completá los datos básicos:
- Nombre de la organización: puede ser tu nombre artístico, tu productora o el nombre de tu marca.
- Logo: subí una imagen cuadrada que represente tu marca. Se va a mostrar en todos tus eventos.
- Descripción: contá en pocas líneas quién sos y qué tipo de eventos hacés.
- Redes sociales: agregá links a tu Instagram, Twitter o lo que uses. Esto le da confianza a la gente que todavía no te conoce.
Una vez que tenés tu organización lista, ya podés empezar a crear eventos.
2. Configurá tu primer evento
Desde el panel de organizadores, hacé clic en "Crear evento" y vas a ver el formulario de creación. Estos son los campos más importantes:
Nombre y descripción
Elegí un nombre claro y atractivo. La descripción es tu oportunidad para convencer a la gente de que venga: contá qué van a encontrar, quiénes tocan o participan, y por qué no se lo pueden perder.
Un buen tip: escribí la descripción pensando en alguien que no te conoce. No asumas que ya saben de qué se trata.
Fecha, hora y ubicación
Configurá la fecha y hora de inicio y de fin del evento. Si tu evento dura varios días, podés configurar las fechas correspondientes.
Para la ubicación, podés buscar el lugar directamente en el mapa. EventureX va a guardar la dirección y las coordenadas para que tus asistentes puedan llegar fácil con Google Maps o la app que usen.
Flyers e imágenes
Las imágenes son fundamentales. Subí al menos un flyer principal que se va a mostrar en la página del evento y cuando la gente lo comparta en redes. El formato ideal es vertical (4:5) y que no pese más de 20 MB, aunque la plataforma se encarga de comprimirlo automáticamente.
Si tenés más imágenes (fotos de ediciones anteriores, line-up, mapa del lugar), subilas también. Cuanto más visual sea tu evento, más confianza genera.
3. Configurá los tipos de entrada
Acá es donde se pone interesante. EventureX te permite crear distintos tipos de entrada para un mismo evento. Los más comunes son:
- General: la entrada estándar, para el público en general.
- VIP: con algún beneficio extra (acceso a zona VIP, barra libre, meet & greet, etc.).
- Early bird: entradas con precio reducido para los primeros compradores.
- Preventa: distintas tandas con precios escalonados.
Para cada tipo de entrada podés configurar:
- Precio: en pesos argentinos.
- Cantidad disponible: cuántas entradas de ese tipo querés vender.
- Fecha de inicio y fin de venta: para controlar cuándo se habilita cada tipo.
- Descripción: para explicar qué incluye esa entrada.
Una buena estrategia es lanzar pocas entradas early bird a un precio muy accesible. Esto genera las primeras ventas rápido, crea sensación de urgencia cuando se agotan y te da impulso para las siguientes tandas. Por ejemplo: 50 early birds al 40% de descuento, después primera preventa al 20% y finalmente precio de puerta.
4. Configurá Mercado Pago
Para recibir los pagos de las entradas necesitás vincular tu cuenta de Mercado Pago. El proceso es bastante directo:
- Desde el panel de organizadores, andá a la sección de pagos.
- Hacé clic en "Conectar Mercado Pago".
- Se te va a redirigir a Mercado Pago para que autorices la conexión.
- Una vez autorizado, ya estás listo para recibir pagos.
Los pagos van directamente a tu cuenta de Mercado Pago. Tus compradores pueden pagar con tarjeta de crédito, débito, dinero en cuenta de Mercado Pago o incluso en efectivo a través de Rapipago y Pago Fácil.
Mercado Pago procesa los pagos y libera el dinero en tu cuenta según sus plazos habituales. EventureX no retiene fondos en ningún momento.
5. Promocioná tu evento
Ya tenés todo configurado. Ahora viene la parte de difusión. EventureX te da varias herramientas para esto:
Link para compartir
Cada evento tiene su propia URL que podés compartir en cualquier lado. Es algo como eventurex.com/eventos/tu-evento. Este link se ve bien cuando lo compartís en WhatsApp, Instagram o cualquier red social porque genera una preview con el flyer y la descripción.
Redes sociales
Compartí el link de tu evento en todas tus redes. Algunos tips:
- Instagram: usá Stories con el link (sticker de enlace) y publicá el flyer en el feed.
- WhatsApp: mandá el link a tus grupos y estados. El preview automático del evento ayuda mucho.
- Twitter/X: compartí el link con una descripción corta y atractiva.
- TikTok: si hacés eventos de música o entretenimiento, un video corto promocional puede llegar a mucha gente nueva.
Boca a boca
No subestimes el poder del boca a boca. Pedile a tus amigos, artistas y colaboradores que compartan el evento. En Argentina, el boca a boca sigue siendo uno de los canales más efectivos, especialmente para eventos.
6. El día del evento: check-in con QR
Llegó el gran día. Cada entrada comprada en EventureX tiene un código QR único que los asistentes reciben por email.
Para el check-in tenés dos opciones:
- Desde el celular: entrá al panel de organizadores desde el navegador de tu celular y usá el escáner de QR integrado.
- Desde una tablet: mismo proceso pero con pantalla más grande, ideal si tenés varias personas en puerta.
El sistema valida en tiempo real que el QR sea válido y que no se haya usado antes. Si alguien intenta entrar con un QR ya escaneado, te avisa al instante.
Tips para el día del check-in
- Tené buena conexión a internet en la entrada. Si el lugar tiene mala señal, considerá un punto de WiFi portátil.
- Designá a alguien específicamente para el check-in. No intentes hacer todo vos solo.
- Probá el escáner antes de que llegue la gente. Hacé una prueba con una entrada de prueba para asegurarte de que todo funciona.
- Tené una lista de respaldo. Desde el panel podés ver la lista completa de compradores por si hay algún problema técnico.
Resumen
Crear un evento en EventureX lleva pocos minutos si tenés toda la información a mano. El flujo es simple:
- Creá tu organización.
- Armá tu evento con toda la info.
- Configurá las entradas y los precios.
- Conectá Mercado Pago.
- Compartí el link y promocioná.
- El día del evento, escaneá QRs y disfrutá.
Si tenés dudas en algún paso, no dudes en contactarnos. Estamos para ayudarte a que tu evento sea un éxito.
